Już luty! KSeF wchodzi w życie
Od początku lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur zaczyna obowiązywać pierwsze grupy podatników. Wśród rolników pojawia się wiele pytań i wątpliwości, jednak panika nie jest wskazana. – Nie ma powodów do obaw przed Krajowym Systemem e-Faktur, ale na pewno trzeba się na niego przygotować, by uniknąć później niepotrzebnego stresu i pośpiechu. A to już jest dosłownie ostatni moment, by zdążyć przed 1 lutego – mówi Maksymilian Mruk, księgowy w zespole doradców Agraves.
Choć 1 lutego to data kluczowa, nie oznacza ona jeszcze powszechnego obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez rolników. – Dla rolników największą zmianą będzie obowiązek odbierania faktur od dużych podatników, np. za energię elektryczną czy środki do produkcji, właśnie przez KSeF – wyjaśnia ekspert. Obowiązek wystawiania faktur w systemie od 1 lutego dotyczy wyłącznie dużych firm, których obrót z VAT przekroczył 200 mln zł brutto w 2024 roku. Rolnicy na tym etapie będą więc głównie odbiorcami dokumentów.
Od kiedy rolnicy będą wystawiać faktury w KSeF?
Rolnicy będący czynnymi podatnikami VAT muszą przygotować się na kolejny etap. – Rolnicy VAT-owcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia – wskazuje Maksymilian Mruk. To oznacza konieczność dostępu do systemu, odpowiedniego oprogramowania i przeszkolenia – samodzielnie lub przy wsparciu biura rachunkowego.
KSeF obejmie również rolników ryczałtowych, choć w ograniczonym zakresie.
– Rolnicy ryczałtowi posługujący się numerem NIP od 1 lutego również będą musieli odbierać faktury przez KSeF – tłumaczy ekspert. Faktury VAT RR pozostaną dla nich fakultatywne w systemie, pod warunkiem że rolnik posiada NIP i nada nabywcy odpowiednie uprawnienia. W przeciwnym razie dokumenty te będą wystawiane poza KSeF.
Rolnik ryczałtowy bez NIP – co z fakturami?
W przypadku rolników ryczałtowych nieposiadających numeru NIP sytuacja wygląda inaczej. – Takie faktury nie będą dla nich widoczne bezpośrednio w KSeF. Sprzedawca musi dostarczyć dokument w uzgodnionej formie, np. papierowej lub elektronicznej – wyjaśnia Maksymilian Mruk. Na życzenie nabywcy możliwe będzie także udostępnienie kodu QR lub linku umożliwiającego anonimowy dostęp do faktury w systemie.
Samofakturowanie – możliwe, ale z odpowiedzialnością
KSeF przewiduje również możliwość samofakturowania. – Jeśli rolnik umówi się z odbiorcą, że to nabywca wystawia faktury, musi wcześniej nadać mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiedzialność za poprawność dokumentu nadal spoczywa na rolniku – podkreśla ekspert.
Czy plantator może coś zyskać?
Choć system kojarzy się głównie z obowiązkami, niesie też konkretne plusy, np. skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Do tego faktury będą bezpiecznie przechowywane przez 10 lat na serwerach państwowych. Oznacza to koniec problemów z archiwizacją dokumentów i ryzykiem ich zagubienia.
Warto pamiętać, że datą otrzymania faktury będzie data jej udostępnienia w KSeF, a nie moment pobrania, nie będzie już anulowania ani edytowania faktur – każda pomyłka oznacza obowiązek wystawienia faktury korygującej. Ważne jest, że rolnik nie musi samodzielnie obsługiwać systemu, ponieważ KSeF opiera się na systemie uprawnień. Można je nadać pracownikowi lub biuru rachunkowemu,jednak w takim przypadku ta osoba zobaczy całą strukturę kosztów i przychodów.
Są pewne zagrożenia. Kary odłożone w czasie
Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy na dostosowanie się do KSeF. Do końca 2026 roku nie będzie kar pieniężnych, ale procedury trzeba znać: – Jeśli rolnik nie ma internetu, wystawia fakturę w trybie offline24 w swojej aplikacji (nadal musi to być właściwy plik elektroniczny) i przesyła ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym. W przypadku trybu offline - Niedostępność KSeF (zaplanowana przerwa techniczna) fakturę również należy przesłać do końca następnego dnia roboczego.
W przypadku oficjalnej awarii KSeF, czas na dosłanie faktur wynosi 7 dni roboczych. Dopiero w sytuacji skrajnej, tzw. awarii całkowitej (np. zagrożenie bezpieczeństwa państwa), można wrócić do faktur papierowych, których nie trzeba potem wprowadzać do systemu – wyjaśnia Maksymilian Mruk. Czy wszystkie obowiązki z KSeF przejmą biura rachunkowe? Księgowy w zespole doradców Agraves przestrzega przed całkowitym „oddaniem” KSeF księgowym. Według niego rolnicy nie mogą całkowicie zrzucić odpowiedzialności na biura rachunkowe. Automatyczne pobieranie i księgowanie faktur bez weryfikacji to duże ryzyko błędów, które w razie kontroli obciążą przede wszystkim rolnika.
Źródło: Agraves
